Empresas devem se atentar à criação de um regulamento interno para uso da ferramenta, estabelecendo limites e regras

Por *Ana Paula Smidt

Toda empresa possui - ou deveria possuir - regulamentos internos que visam estabelecer normas de comportamento dos funcionários. Ao longo de todos os meus anos atuando em Direito Trabalhista Empresarial, posso pontuar diversas situações que geraram dúvidas e abriram brechas para processos trabalhistas.

Neste artigo vou direcionar a conversa para uma ferramenta de alta funcionalidade, mas que pode ser a vilã de uma organização: o WhatsApp. Uma dúvida muito recorrente que recebo de meus clientes é se a empresa pode criar regras para o uso desse app. De antemão, digo que sim.

É dado à empresa o poder de criar normas, a fim de evitar os temidos passivos trabalhistas. E além dos interesses relacionados estritamente às relações de trabalho, a regulamentação do WhatsApp também é de grande utilidade quando se trata de proteção aos segredos comerciais, dados pessoais e outras informações sigilosas, impactando todas as áreas da empresa.

Ainda não está convencido? Então vou te apresentar dois motivos práticos para criar controles sobre a ferramenta.

Horas extras

Você sabia que conversas de WhatsApp fora do horário de trabalho podem gerar horas extras? Para evitar situações como essa, minha dica de ouro é: restrinja o funcionamento do grupo ao horário comercial, para que ninguém seja importunado em seu período de descanso.

Outra solução eficaz é aderir ao uso de ferramentas corporativas de envio de mensagens, às quais o funcionário tenha acesso apenas por meio do computador utilizado durante o expediente.

Assédio, constrangimento e dano moral

Se o grupo de WhatsApp for a única ferramenta para comunicação com toda a sua equipe, estabeleça os tipos de mensagens que podem ser enviadas nos grupos oficiais. É recomendado que não se usem palavras de baixo calão, bem como seja proibido o compartilhamento de piadas ofensivas, brincadeiras de mau gosto ou ideias contrárias à missão, visão e valores da empresa.
Outro viés que merece atenção é o uso indevido de imagem, tanto pela perspectiva trabalhista, quanto em relação aos aspectos cíveis e de proteção de dados.

Basta pensar nos stickers feitos com fotos de terceiros que, atualmente, tornaram-se muito populares. Até que ponto é de bom tom fazer uso dessas imagens em um grupo de trabalho? Imagine a gravidade quando o uso parte de um colaborador de alto grau hierárquico! Sabemos bem que não resultaria em algo positivo.

Regrar estas questões significa evitar constrangimentos para o colaborador e situações que, porventura, possam gerar a responsabilização da empresa para a reparação de danos morais.

Como se proteger

Deu para ter uma ideia da importância da criação de códigos de conduta e políticas de uso das ferramentas de comunicação, não deu? Deixando claro aos colaboradores quais são as suas responsabilidades ao usar os aplicativos de mensagem instantânea, evitam-se problemas que impactam a moral da equipe e os cofres da empresa.

Deixe claro que a empresa pode ter acesso às informações trocadas no âmbito corporativo e que, se for o caso, por mais que os gestores não tenham acesso direto a tais conteúdos, na existência de um canal de denúncias, as informações podem acabar chegando ao empregador.
E tenha cuidado: caso a empresa não forneça contas corporativas para os seus colaboradores, eles não poderão ser obrigados a participar de grupos de WhatsApp.

Por fim, cabe ao empregador deixar claro nas normas de conduta que os dados ali expostos são sigilosos e não devem ser usados sem autorização prévia e expressa. Isso serve tanto para evitar vazamento de dados pessoais, responsabilizando a empresa a responder pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), quanto para proteger as informações de interesse empresarial.

Ana Paula Smidt
Advogada trabalhista empresarial, diretora jurídica da Adibra e CEO da empresa Custódio Lima Advogados Associados